電話マナーの一般的なかけ方は?覚えておいて損なし【保存版】




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電話マナーといえば、一般的にはビジネスマナーが基本になると思いますが、かけ方から切り方まで、要件をちゃんと伝え(聴き)相手を不快にさせず、スムーズに終わらせる。

こういう風に書いたら電話マナーなんて大したことないし、一般的ってマニュアルで対応できるのだろうし、わざわざかけ方なんて習わなくてもいいのではないか?って思うと思われますが、これが、十人十色。

様々なケースが有り、相手も代わるので、なかなか一筋縄では行きません。

なので、とりあえず一般的なマナーを知っておくことが大切です。

ある営業の会社では契約が取れなかった場合に相手に嫌な思いをぶつけて電話を切るというのを聞いたことがありますが、ナンセンスです。

内容がどうであれ、これもおもてなしの心を持って対処したいものです。

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電話のかけ方のポイント

  • 呼び出し音は3回以内
  • 社名を名乗る
  • 相手の名前を確認
  • 挨拶(お礼)
  • 取り次ぎ

呼び出し音は3回以内

ベルが鳴り始めてから遅くとも3回以内には受話器を取ります。

特に新人や立場が下の人は、取引の会社や仕事を覚える機会になります。

進んで受話器を取るようにしましょう。

3回以上鳴ってから取る場合には、「おまたせいたしました」と一言添えるようにしましょう。

社名を名乗る

「はい、A社でございます。」「お電話ありがとうございます」など、明るい声でこちらから名乗ります。

部署名や自分の名前も一緒に告げてもいいでしょう。

同時にメモとペンを用意し、用件を聞く準備をします。

相手の名前を確認

相手が名乗ったらすぐにメモを取るようにします。

こちらが名乗っても相手が名乗らない場合は、「恐れ入りますがどちら様でいらっしゃいますか」「失礼ですがどちら様でしょうか」と確認します。

挨拶(お礼)

名前を聞いたら「いつもお世話になっております」と挨拶します。

自分が知らない相手であっても、会社としてお世話になっている感謝の気持ちを表します。

会社の代表として丁寧に挨拶することが大切なのです

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取り次ぎ

どの部署の誰に繋げばいいのか確認します。

同じ部署に同じ苗字の人が何人かいる場合は、「佐藤は二人おりますが」とフルネームを確認します。

「ただいま代わります、少々お待ちいただけますか」と断ります。

取り次ぐ際には面倒でも一旦電話を保留にし、こちらの会話が相手に聞こえないようにします。

用件を聞いてる場合には取り次ぐ相手にも簡単に伝えておきましょう。

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覚えておけば便利なフレーズ

  • 電話を取って   ★はい、A社でございます。 
             ★お電話ありがとうございます
  • 挨拶       ★いつもお世話になっております
  • 聞き取りにくい時 ★少々お電話が遠いようですが
  • 聞き取れなかった時★恐れ入りますがもう一度お願いできますでしょうか
  • 待たせる場合   ★恐れ入りますが少々お待ちいただけますか
  • かけ直す時    ★こちらから折り返しお電話いたします 
             ★戻りましたらこちらからお電話さし上げましょうか
  • 電話番号を尋ねる ★念のため、お電話番号をお願いします
  • 他の人に代わる時 ★担当に代わらせていただきます
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